Het wordt er niet eenvoudiger op om evenementen te organiseren. Ook de veiligheidsvraagstukken rondom bijzondere wetten en evenementen en daaraan gekoppelde verantwoordelijkheden van burgemeesters zijn complexer geworden en nemen een steeds prominentere rol in. Veel overheden worstelen met de rol die ze hier in moeten pakken, ze zien dat evenementen belangrijk zijn voor de verbinding van de inwoners en de promotie van dorpen en steden te versterken, maar zien ook hun verantwoordelijkheid voor een leefbare en veilige samenleving. 

Gelukkig is er  weer een ‘gewoon’ evenementenseizoen losgebarsten dit jaar. Na de coronajaren en de voorzichtige opstart in 2022 kun je zeggen dat we dit jaar weer genieten van een seizoen zonder beperkingen. Maar is dit wel zo? 

Ik merk, en velen met mij, dat de evenementensector enorm is veranderd. Medewerkers voor de sector zijn schaars, de prijzen van de leveranciers zijn hoog. Maar ook thema’s als duurzaamheid, natuurbescherming en crowdmanagement spelen steeds een belangrijkere rol. De dilemma’s voor bestuurders nemen toe. Zo komen alle potentiële risico’s onder een vergrootglas te liggen en wordt verwacht dat ieder evenement áltijd plaats moet vinden. Beveiliging is complexer geworden en gemeenten verwachten ‘gedwongen door regelgeving’ meer van organisatoren. 

Als Scherp hebben wij veel contact met zowel de gemeenten als organisatoren. Zo brachten we voor de Toerisme Alliantie Friesland (TAF) de kansen en bedreigingen voor de Friese evenementensector in kaart. In dit contact merken wij dat er veel gedeelde doelen zijn, maar dat dit in de aanloop naar een evenement niet altijd zo beleefd wordt. Investeren in de band tussen de organisatie en de gemeente kan veel ruis wegnemen. Partijen hebben doorgaans hetzelfde belang en hebben elkaar ook nodig; een veilig evenement en een leefbare omgeving.

Door naast elkaar te staan met erkenning voor elkaars verantwoordelijkheden en bevoegdheden, kun je veel bereiken. Niet uit de kramp werken maar vanuit een gezamenlijk doel, zodat nee tenzij, ja mits wordt. Soms is het bereiken van zo’n band heel eenvoudig, bijvoorbeeld alleen al door als vergunningverlener ook het evenement zelf te bezoeken. Staat dit dan op gespannen voet met de controlerende rol van de overheid? Wat mij betreft niet. Dit is een stuk interesse en beleving voor de vergunningverlener bij het betreffende evenement. Zien wat je verleent. Door op die manier bekend te raken met elkaars wereld, ontstaat begrip en waardering. 

Een evenementencoördinator vanuit de gemeente kan ook een heel belangrijke rol spelen om de relatie te versterken. Tot slot merken wij dat er steeds meer behoefte is aan eenduidig beleid en goede formats waar de organisatoren mee kunnen werken. Kortom, genoeg werk aan de winkel!’ en blijven investeren in de relatie.

Meer informatie over ons advies aan de Toerisme Alliantie Friesland vind je hier.